Getting Things Done (GTD) - Prokrastination beenden, Klarheit schaffen, verlässlich liefern
Aufschieberitis (Prokrastination) hat einen Preis – persönlich, im Team, in der Organisation.
Du weißt, was zu tun ist, startest aber zu spät. Übergaben stocken, Deadlines rutschen, Qualität leidet. Der Kopf bleibt voll, der Schlaf wird flacher, das schlechte Gewissen wächst.
Getting Things Done ist die Methode, die diese Reibung beendet. Alles raus aus dem Kopf. Jede Zusage wird geklärt: Ist das umsetzbar, was ist die nächste sichtbare Handlung, wohin gehört sie. Kontexte, klare Delegation („Warten-auf“) und eine wöchentliche Durchsicht sorgen dafür, dass du in Bewegung bleibst – auch an unplanbaren Tagen.
Du fragst dich, ob es sich lohnt, zwei Tage deiner Zeit und auch Geld in ein GTD-Seminar zu investieren? Die Zahlen sprechen eine klare Sprache.
In einer Umfrage bei einem Kunden aus der Luftfahrt gaben 92 % der Teilnehmenden an, dass sie nach dem Seminar produktiver arbeiten.
63 % schätzen ihre eigene Produktivität sogar um 20 % höher ein.
Angenommen, ein durchschnittliches Jahresgehalt in Deutschland liegt bei rund 50.000 Euro brutto. Eine Produktivitätssteigerung von 20 % entspricht dann einem Wert von etwa 10.000 Euro pro Jahr – pro Mitarbeiter*in.
Auf ein Team oder eine ganze Abteilung hochgerechnet, wird schnell deutlich, wie enorm der finanzielle Nutzen von GTD sein kann.
GTD wirkt nicht nur auf die Leistung, sondern auch auf den Stresspegel.
71 % fühlen sich nach dem Seminar weniger gestresst.
Zwei Drittel sagen, dass sie nach der Arbeit besser abschalten können, und 59 % berichten, dass sie mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben finden.
Kurz: GTD schafft Freiraum für das, was wirklich zählt.
Die Methode ist dabei erstaunlich flexibel: 86 % wenden einzelne Grundprinzipien regelmäßig an – vom schnellen Klären mit der 2-Minuten-Regel bis hin zum Wochenüberblick, der für viele der Schlüssel zu mehr Klarheit ist.
Selbst wer GTD nicht vollständig implementiert, profitiert spürbar von den Elementen, die er oder sie in den Alltag integriert.
Auch die Weiterempfehlungsrate ist eindeutig: 92 % würden das Seminar Kolleg*innen ans Herz legen.
Viele Teilnehmende wünschen sich sogar, dass mehr Menschen im Unternehmen mit GTD arbeiten – weil es Zusammenarbeit erleichtert und Prioritäten klarer macht.
Wenn du also deine Produktivität steigern, Stress reduzieren und mehr Kontrolle über deine Aufgaben gewinnen möchtest, liefert GTD nicht nur Versprechen, sondern messbare Ergebnisse.
Willst du mehr erfahren?
Kontakt: hello@sebastianluge.com oder Termin buchen
Methode kurz erklärt
Fünf Schritte: Erfassen → Klären → Organisieren → Durchsehen → Erledigen
Alles aus dem Kopf in definierte Eingangskörbe (E-Mail, physisch, mobil)
Für jedes Element die nächste sichtbare Handlung bestimmen
Organisieren auf drei Ebenen: Projekte, Nächste Handlungen (Kontexte), Warten-aufKalender bleibt „heilig“: nur Datum/Uhrzeit-Gebundenes
Weekly Review (45–60 Min) hält das System aktuell, Tagesblick (3–5 Min) steuert den TagTool-agnostisch: Papier, Microsoft To Do oder jedes andere Listen-Tool – die Logik trägt
Prinzipien von GTD
Externer Speicher entlastet den Kopf – Klarheit vor Geschwindigkeit
Next Action statt vager Vorhaben – Ambiguität raus, Startwiderstand sinkt
Kontextlisten schlagen starre Prioritätenlisten – Realität als Filter (Ort, Zeit, Energie)
Zwei-Minuten-Regel: Kleines sofort erledigen, Listen schlank halten
Trennung von Kalender und Aufgaben – keine falschen Alarme
Sichtbare Delegation über „Warten-auf“ – Übergaben werden führbar
Regelmäßige Reviews statt Aufräumaktionen – Hygiene, nicht Heldentum
Fokusfenster*: 30–50 Min ohne Störung, ein klares Ziel
„Wie sieht fertig aus“: gewünschte Situation je Projekt definieren
Vorteile für den Einzelnen und das Team
Kopf frei, weniger Stress, mehr Präsenz – bessere Qualität in Gesprächen und Entscheidungen
Termintreue und Verlässlichkeit steigen – Zusagen sind sichtbar und werden eingehalten
Schnellere Starts, weniger Prokrastination – klare nächste Schritte statt Aufschiebe-Schleifen
Mehr Deep Work, weniger Kontextwechsel – spürbar höherer Durchsatz
Transparente Übergaben – weniger Nachlaufen, weniger Eskalationen
Kürzere Durchlaufzeiten – Primär- und Sekundärverzögerungen werden gesenkt
Gemeinsame Sprache & Standards – leichteres Onboarding, robustere Zusammenarbeit
Messbare Effekte: Inbox-Zero-Quote, Review-Quote, Reaktionszeit auf Übergaben, Termintreue
Video-Playlist ansehen (YouTube)
Zur Playlist: Fokus und Verlässlichkeit mit Getting Things Done – Klarheit im Arbeitsalltag
Enthaltene Videos:
Getting Things Done erklärt: Klarheit, Fokus, Inbox Zero
- Die Basis von Getting Things Done: Sammeln, klären, organisieren – so setzt du es sauber auf
- Aufschieben kostet: Wie du mit Getting Things Done ins Tun kommst
- To Do – Apps für Getting Things Done – ohne Overkill
- In zwei Tagen GTD-Seminar zu einem zuverlässigen Getting Things Done-System
Leistungen rund um GTD
Alle Leistungen werden mit Next Action Partners erbracht, dem Lizenznehmer für GTD in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in weiteren Ländern.
Zwei-Tage-Intensiv GTD-Seminar: System aufbauen, Inbox Zero, Weekly Review
Zielbild: Du gehst mit einem arbeitenden System und spürbarer Entlastung raus.
Format & Dauer: 2 Tage vor Ort (auch als Kompaktformat 3×½ Tag remote).
Inhalte Tag 1: Mind-Sweep, Klären/Organisieren live, Tool-Setup, Inbox-Zero-Sprint.
Inhalte Tag 2: Weekly Review, Warten-auf, Edge-Cases (Reise, Krise, Gremien), Rückfallprävention.
Wirkung: Stabiler Alltag, weniger Suchkosten, messbar höhere Termintreue. Und stressfreie Produktivität.
Impulsvortrag: Prokrastination beenden, Klarheit schaffen
Zielbild: In 30–60 Minuten entsteht eine gemeinsame Sprache für Fokus, nächste Handlung und verlässliche Übergaben – mit Zahlen aus der Luftfahrt als Augenöffner für Verzögerungskosten
Format & Dauer: 30, 45 oder 60 Minuten, vor Ort oder remote; optional 15 Minuten Q&A
Inhalte: Kosten von Prokrastination auf Personen-, Team- und Organisationsebene; GTD-Prinzipien in fünf Schritten; Fokusfenster; Inbox-Zero-Entscheidungsbaum; Delegation über „Warten-auf“
Praxis: Live-Demonstration „nächste Handlung“ an einem echten Beispiel; Mikro-Übung Fokusfenster (3 Minuten Vorbereitung, 1 Minute Nachbereitung)
Wirkung: Sofortige Handlungsenergie, klare Begriffe für anschließende Workshops, höheres Commitment für Routinen
Optional: Keynote + Kurzworkshop (90 Minuten) mit Team-Übung zu Übergaben und „Warten-auf“
GTD-Coaching (1:1): System aufbauen, Routinen verankern
Durchgeführt von zertifizierten GTD-Coaches.
Zielbild: Du führst ein leichtes, verlässliches System – Kopf frei, Zusagen sichtbar, Weekly Review stabil
Format & Dauer: 6–8 Sessions à 60–90 Minuten über 6–10 Wochen, remote oder vor Ort
Inhalte: Standortbestimmung (Eingangskörbe, Kalender-Hygiene, Delegationsmuster), Systemaufbau (Listen, Kontexte, „Warten-auf“), Formulierung „nächste Handlung“, Weekly Review, Rückfallprävention
Praxis: Arbeit am eigenen Material (Mind-Sweep, Inbox-Zero-Sprints), Kalender-Taktung (3 Hebel pro Tag), Entscheidungsregeln für volle Tage
Deliverables: Persönliches Operating System (Kurz-Dokument), Review-Checklisten (Daily/Weekly), Satzbaukasten „nächste Handlung“, KPI-Mini-Cockpit (Startlatenz, offene Übergaben, Fokusfenster)
Wirkung: Spürbar weniger Reibung, verlässliche Priorisierung, messbar bessere Termintreue und Übergaben
Optional: Shadowing (halber Tag) mit Live-Feintuning im Alltag, 30/60/90-Tage-Reflexion
Tool-Coaching: Microsoft To Do, Outlook & Co. schlank einrichten
Zielbild: Tool wird Träger der Logik – schnelle Erfassung, klare Auswahl im Moment, keine App-Bürokratie
Format & Dauer: 2×90 Minuten Setup + 60 Minuten Feinschliff; 1:1 oder kleines Team (bis 8 Personen)
Inhalte: Listenarchitektur (Projekte, Kontexte, „Warten-auf“, „Vielleicht“), Tags für Energie/Zeit, „Mein Tag“ kuratieren, E-Mail-→-Aufgabe-Workflow (Outlook), Kalender-Kopplung für Fokusblöcke, Benennungs- und Betreff-Standards
Praxis: Live-Einrichtung auf Geräten, Migration vorhandener Listen, Tastaturkürzel, Minimal-Automationen (z. B. Vorlagen, Regeln)
Deliverables: Setup-Guide (Screenshots), Namens- und Tagging-Konventionen, „Erste Woche“-Fahrplan, Shortcut-Sheet
Wirkung: Weniger Tool-Reibung, schnellere Entscheidungen, sichtbare Delegation, stabilere Routinen
Optional: App-Alternativen (Todoist, Things, Planner/Jira/Asana/Notion) im Vergleich, Team-Q&A nach 14 Tagen
Kurz abstimmen? hello@sebastianluge.com oder Termin buchen
Für wen das besonders sinnvoll ist
Kurz gesagt: für alle, denen die Sammlung an To Dos und neuen Inputs immer wieder mal zu viel wird.
Ausführlich mit Erklärungen:
Top-Management & Bereichsleitungen
Viele parallele Stränge, harte Entscheidungen, wenig Zeit. GTD schafft Prioritätenklarheit, schützt Fokusfenster und macht Delegation führbar.
Mittleres Management & Projektleitung
Übergaben, Abhängigkeiten, Meetings. „Warten-auf“ und Weekly Review senken Reaktionsverzögerungen, Boards und Next Actions erhöhen Takt und Verlässlichkeit.
Produkt, Tech, Engineering
Tiefe Arbeit bei hoher Unterbrechungsrate. Kontextlisten und „sterile“ Fokusfenster steigern Durchsatz ohne Qualitätsverlust.
Operations, Service, IT-Support
Schichtwechsel, Tickets, Incidents. Checklisten, klare Handoffs und kurze Reviews reduzieren Eskalationen und Nacharbeit.
Vertrieb & Account Management
Pipelines, Follow-ups, Kundentermine. Next Actions pro Deal und sichtbare Delegation sichern Momentum und Forecast-Qualität.
Marketing, Kommunikation, Content
Kampagnen, Freigaben, Deadlines. Kalender-Hygiene + Kontextlisten verhindern Staus und Last-Minute-Hektik.
Finanzen, Recht, Compliance
Fristen, Audit-Spuren, Gremien. GTD liefert Nachvollziehbarkeit, Termintreue und saubere Dokumentation.
HR & People Operations
Recruiting-Pipelines, Zyklen, Onboarding. Standardisierte Übergaben und Review-Routinen verkürzen Durchlaufzeiten.
Einkauf, Supply Chain, Produktion
Lieferketten, Lead Times, Störungen. „Warten-auf“ und klare Done-Definitionen reduzieren Sekundärverzögerungen.
Forschung, Wissenschaft, Produktentwicklung
Langläufer, Veröffentlichungen, Experimente. Fokusfenster und Weekly Review sichern stetigen Output ohne Deadline-Panik.
Gesundheit, Pflege, Bildung, Soziales
Hohe Taktung, Menschen im Fokus. Klare Übergaben, kurze Reviews und einfache Checklisten senken Fehler und Stress.
Verwaltung & öffentlicher Sektor
Viele Stakeholder, formale Prozesse. GTD bringt Transparenz, Fristsicherheit und ruhige Abarbeitung.
NGOs & Mittelstand/Start-ups
Wenig Ressourcen, viele Hüte. Leichtes System, schnelle Entscheidungen, sichtbare Delegation – mehr Wirkung pro Stunde.
Remote & Hybrid Teams / internationale Zeitzonen
Asynchronität, Sichtbarkeit. GTD + Boards + „Warten-auf“ schaffen Klarheit ohne Mikromanagement.
Neue Führungskräfte & Wiedereinsteiger
Schneller Ramp-up. Standardroutinen geben Halt, Prioritäten werden greifbar, Vertrauen wächst.
Change, M&A, Skalierung, Krisen-/Incident-Teams
Hohe Unsicherheit, Engpässe, Kaskaden. GTD stoppt Prokrastinations-Ketten durch Next Actions, Fokusfenster und harte Übergabestandards.
Warum insgesamt
Prokrastination erzeugt Reaktionsverzögerungen, Qualitätsverlust und Ketteneffekte. GTD + Fokusfenster + sichtbare Delegation schneiden diese Schleifen ab – branchenübergreifend.
Häufige Fragen – kurz beantwortet
Brauche ich eine bestimmte App?
Nein. Die Logik trägt. Wir setzen sie auf Papier oder mit Microsoft To Do schlank um.
Wie viel Zeit kostet das?
Täglich Minuten für Tagesblick und Kuratierung, wöchentlich 45–60 Minuten Review. Die Zeit kommt durch weniger Verluste mehrfach zurück.
Funktioniert das in unplanbaren Tagen?
Ja. Kontexte und Fokusfenster nutzen Lücken produktiv, „Warten-auf“ verhindert Blindflüge.
Nächster Schritt
Ich bin GTD Trainer aus Überzeugung. Ich freue mich immer wieder, dass ich gemeinsam mit weiteren Trainerkolleginnen und -kollegen diese Technik, diese Denkweise in Teams und Organisationen tragen darf. Wenn dich das neugierig gemacht hat, dann Kontaktiere mich oder buche einen Termin. Ich stelle dann den Kontakt zu Next Action Partners her, so dass wir schauen können, wie wir ein GTD-Seminar für dich und dein Team umsetzen können.
Schreib mir: hello@sebastianluge.com oder buche einen unverbindlichen Termin.
Mit GTD zu stressfreier Produktivität - ich zeige dir den Weg dahin.
©2025, SEBASTIAN LUGE
Mobil: +49 151 23471744
Sebastian Luge
Katendeich 19F
21035 Hamburg
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